Política de Privacidade
Esta Política explica como a DMI WEB LTDA (“D_Med”, “nós”), responsável pelo sistema D_Med Clinic, trata dados pessoais, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 — LGPD).
1. Quem é quem
O D_Med atua em dois papéis, e a diferença importa para saber a quem você deve recorrer:
- Controlador — dos dados de quem contrata e usa o sistema (responsável pela clínica, médicos, secretárias): cadastro, cobrança, acesso e segurança da conta. Aqui nós decidimos as finalidades.
- Operador — dos dados de pacientes e da rotina clínica que cada clínica registra no sistema (prontuário, agenda, receitas, conversas de WhatsApp etc.). Aqui a clínica é a controladora: ela decide por que e como os dados são usados, e nós tratamos em nome dela, conforme o Contrato de Tratamento de Dados (DPA).
2. Quais dados tratamos
| Categoria | Exemplos | Origem |
|---|---|---|
| Cadastro de quem contrata | Nome, e-mail, telefone/WhatsApp, CRM, CPF ou CNPJ de cobrança, senha (guardada apenas em forma de hash) | Você, no cadastro |
| Acesso e segurança | Data e hora de login, endereço IP, tipo de dispositivo/navegador, tentativas de acesso, registro de quem consultou dados de pacientes, registro de envios por WhatsApp e e-mail | Gerados pelo uso |
| Dados de pacientes (sensíveis) | Identificação e contato; prontuário, anamnese, diagnósticos (CID), receitas, atestados, pedidos e resultados de exames, alergias, composição corporal; imagens e documentos anexados; agenda; dados financeiros da consulta | Inseridos pela clínica |
| Conversas e gravações (sensíveis) | Mensagens de WhatsApp entre clínica e paciente (inclusive atendidas por IA); transcrição de consultas gravadas no Studio Med; ligações atendidas pela atendente virtual (áudio e transcrição) | Paciente/clínica, com ciência do paciente |
| Biometria de voz do médico (sensível) | Perfil de voz usado só para reconhecer o médico na gravação — apenas se o próprio médico optar por calibrar | O médico |
| Pagamento da assinatura | O D_Med não guarda número de cartão: o pagamento é feito no ambiente do Asaas | Você, no pagamento |
3. Para que usamos e em que base legal
- Prestar o serviço contratado (criar a conta, operar o sistema, cobrar a assinatura, dar suporte) — execução de contrato (art. 7º, V).
- Cumprir obrigações legais — guarda de registros de acesso (Marco Civil da Internet, art. 15), obrigações fiscais e regulatórias (art. 7º, II).
- Segurança, prevenção a fraude e melhoria do serviço — legítimo interesse (art. 7º, IX), com o mínimo de dados necessário.
- Comunicar sobre a sua conta (fim do teste, fatura, avisos de segurança) — execução de contrato.
- Dados de pacientes — são tratados pela clínica para a tutela da saúde, por profissionais de saúde (art. 11, II, “f”), e para cumprir obrigação legal de manter prontuário (art. 11, II, “a”). O D_Med apenas opera esses dados para a clínica.
- Recursos opcionais (biometria de voz, comunicações não essenciais como parabéns de aniversário) — consentimento ou escolha expressa de quem os ativa (art. 7º, I / art. 11, I), que pode ser revogado.
Não vendemos dados pessoais e não os usamos para publicidade de terceiros. Dados de pacientes não são usados pelo D_Med para outras finalidades além de operar o sistema para a clínica.
4. Com quem compartilhamos (suboperadores)
Para entregar o serviço contamos com fornecedores que tratam dados em nosso nome. Só compartilhamos o necessário para cada função:
| Fornecedor | Para que serve | Que dados recebe | País |
|---|---|---|---|
| HostGart | Hospedagem do servidor onde o sistema e os bancos de dados rodam | Todos os dados do sistema (armazenados no servidor) | Brasil |
| Anthropic (Claude) | Inteligência artificial: atendente do WhatsApp, bots do médico (receita, despesas, balanço), resumo e organização da consulta | Texto das mensagens e das consultas, fotos e PDFs enviados (ex.: comprovantes, documentos) | Estados Unidos (transferência internacional) |
| OpenAI | Sugestão de itens de receita por inteligência artificial (recurso opcional do médico) | Dados clínicos da consulta (idade, sexo, queixa, medicamentos, alergias, diagnósticos) — sem nome, CPF ou contato do paciente | Estados Unidos (transferência internacional) |
| Groq | Transcrição de áudios recebidos por WhatsApp | Áudios enviados por pacientes e médicos | Estados Unidos (transferência internacional) |
| Deepgram | Transcrição da consulta gravada (Studio Med) | Áudio da consulta | Estados Unidos (transferência internacional) |
| Picovoice (SDK no dispositivo) | Reconhecimento da voz do médico na gravação (só se o médico calibrar a própria voz) | Amostra e perfil de voz do médico (dado biométrico) — processado LOCALMENTE pela SDK Eagle no nosso servidor; NÃO é enviado à Picovoice | No dispositivo/servidor (sem envio à Picovoice) |
| ElevenLabs | Atendente virtual por telefone (Júlia): conversa por voz e gravação da ligação | Áudio e transcrição das ligações | Estados Unidos (transferência internacional) |
| Nvoip | Telefonia: número de telefone e encaminhamento das ligações | Número de quem liga e áudio da chamada em trânsito | Brasil |
| WhatsApp (Meta) | Canal de mensagens escolhido pela clínica (conexão pelo próprio WhatsApp da clínica, ou pela API oficial da Meta) | Mensagens, arquivos e números de telefone trocados entre clínica e pacientes | Estados Unidos / Irlanda (transferência internacional) |
| Asaas | Cobrança da assinatura do D_Med (boleto, Pix e cartão) | Nome, CPF/CNPJ, e-mail e telefone do responsável pela clínica; dados de pagamento ficam com o Asaas | Brasil |
| Valid (VIDaaS) e Soluti (Bird ID) | Assinatura digital ICP-Brasil de receitas, atestados e exames (só quando o médico conecta o próprio certificado) | Documento a ser assinado (resumo criptográfico) e CPF do médico | Brasil |
| Serviços de notificação push (Google, Apple, Mozilla) | Entrega de avisos no celular/computador do médico (recurso opcional) | Texto curto do aviso (ex.: nova consulta marcada, com o nome do paciente) | Estados Unidos (transferência internacional) |
Podemos ainda compartilhar dados com autoridades quando a lei ou ordem judicial exigir. Quando esta lista mudar de forma relevante, atualizamos este documento e avisamos as clínicas.
5. Transferência internacional
Alguns fornecedores acima processam dados fora do Brasil (principalmente nos Estados Unidos). Essas transferências ocorrem para executar o serviço que a clínica contratou e são amparadas pelos mecanismos do art. 33 da LGPD e da regulamentação da ANPD, como cláusulas contratuais de proteção de dados firmadas com cada fornecedor. Recursos que enviam dados ao exterior (por exemplo, a atendente por telefone e a transcrição de consultas) podem ser desligados pela clínica deixando de usar o respectivo módulo.
6. Por quanto tempo guardamos
| Dado | Prazo |
|---|---|
| Conta e dados clínicos da clínica | Enquanto o contrato estiver ativo. Após o encerramento, ficam disponíveis para exportação por 90 dias, e depois são eliminados. A guarda do prontuário (mínimo de 20 anos — Lei 13.787/2018) é responsabilidade da clínica: exporte antes do encerramento. |
| Áudio das ligações da atendente virtual | 180 dias por padrão (a clínica pode definir outro prazo). A transcrição continua na conversa do paciente. |
| Registros de acesso ao sistema (login) | 12 meses |
| Registro de acesso a dados de pacientes | 5 anos |
| Registro de envios (WhatsApp/e-mail — sem o conteúdo) | 24 meses |
| Registro de acessos do suporte D_Med às clínicas | 5 anos |
| Cópias de segurança | 90 dias (as cópias expiram sozinhas; um dado eliminado pode permanecer nelas até este prazo) |
| Dados de cobrança e fiscais | Pelo prazo exigido pela legislação fiscal e contratual |
7. Como protegemos
- Conexão criptografada (HTTPS) em todo o sistema.
- Banco de dados separado por clínica: os dados de uma clínica nunca ficam misturados com os de outra.
- Acesso por perfil (administrador, médico, secretária): a secretária não acessa prontuário nem dados clínicos.
- Senhas armazenadas apenas em forma de hash; sessão que expira por inatividade.
- Verificação em duas etapas (aplicativo autenticador) disponível para todos os usuários.
- Registro de quem acessou dados de pacientes (visualização, alteração, exportação, impressão e envio), consultável pelo administrador da clínica.
- Acesso do suporte D_Med à sua clínica exige motivo, fica registrado e o histórico é visível para o administrador da clínica.
- Trava contra envio: mensagens e e-mails só saem para destinatários cadastrados na própria clínica.
- Credenciais de integração (como o token de assinatura digital) armazenadas criptografadas.
- Cópias de segurança diárias, com verificação de integridade.
- Alerta automático de erros e monitoramento do ambiente.
Nenhum sistema é 100% imune a incidentes. Se algo que afete dados pessoais ocorrer, avisamos as clínicas afetadas sem demora injustificada (até 48 horas após a confirmação) para que possam cumprir suas obrigações perante a ANPD e os titulares.
8. Seus direitos
Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode pedir: confirmação de que há tratamento; acesso; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos; portabilidade; informação sobre com quem os dados foram compartilhados; informação sobre a possibilidade de não consentir e suas consequências; revogação do consentimento; e revisão de decisões tomadas apenas por tratamento automatizado.
- Sobre dados de pacientes: o pedido deve ser dirigido à clínica; nós ajudamos a clínica a atendê-lo dentro de 15 dias.
- Sobre dados de quem usa o sistema: escreva para o encarregado (abaixo).
- Limites: dados de prontuário não podem ser eliminados durante o prazo legal de guarda; nesses casos explicamos o motivo e, quando possível, eliminamos o que excede a obrigação (por exemplo, histórico de conversas).
Você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
9. Cookies
O sistema usa apenas cookies essenciais (manter você conectado e proteger contra ataques). Não usamos cookies de publicidade nem de rastreamento no CRM. Algumas páginas carregam fontes tipográficas de provedores externos (Google Fonts ou Bunny Fonts), que por natureza recebem o endereço IP de quem abre a página. Este documento trata do sistema; o site institucional pode ter aviso próprio.
10. Crianças e adolescentes
O sistema não é destinado ao uso por menores. Dados de pacientes menores são registrados pela clínica, no melhor interesse do menor e com o conhecimento de um dos pais ou responsável legal (art. 14).
11. Alterações
Podemos atualizar esta Política. A versão vigente e a data ficam no topo desta página; mudanças relevantes são comunicadas às clínicas, que poderão precisar confirmar o novo aceite.
12. Encarregado (DPO) e contato
Kledson Mauricio Bonatti
E-mail: comercial@dinamicaevoia.com.br